VERİ SORUMLULARI SİCİLİNE KAYIT SÜRELERİNİN UZATILMASI HAKKINDA KİŞİSEL VERİLERİ KORUMA KURULU KARARI YAYINLANMIŞTIR

27 Aralık 2019

6698 Sayılı Kişisel Verileri Koruma Kanunu’nun 16 ıncı maddesinde kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişiler için öngörülmüş Veri Sorumluları Siciline (“VERBİS”) kayıt yükümlülüğüne ilişkin Kişisel Verileri Koruma Kurulu (“Kurul”) tarafından belirlenen süreler hakkında verilen 2019/387 sayılı Kurul kararında, sürelerin uzatılmasına karar verilmekte birlikte VERBİS’e kayıt yükümlülüğünün hizmet ettiği amaçlar ve bu çerçevede veri sorumlularının VERBİS’e kayıt sırasında dikkat etmesi gereken hususlar saptanmıştır.

Kurul, kamuya açık tutulacak VERBİS’in, özellikle şeffaflık ve hesap verebilirlik özelliği ile ön plana çıktığını, sicile kayıt yapılmaması halinde öngörülen yaptırımlar haricinde, veri sorumlularının Kanuna uyum noktasında hassasiyet göstermeleri, kişisel veri işleme faaliyetlerini disiplin altına almaları, verisi işlenen kişilere hesap verilebilmesi ve bu konuda bir kültür ve farkındalık oluşturulması hizmetlerini ihtiva ettiğini hatırlatmıştır.

Bu kapsamda Kurul;

  • Öncelikle sicile kayıtın ilk adımı olan başvuru formlarının Kurum’a iletilmesinin tek başına sicile kayıt anlamına gelmeyeceğini, Kurum’dan kullanıcı adı ve parola bilgilerinin gelmesinin akabinde irtibat kişi tarafından “Sicile kayıt” butonu ile giriş yapılarak bildirimin yapılmaması halinde Sicile kayıt ve bildirim yükümlülüğünün yerine getirilmiş sayılamayacağını belirtmiştir.
  • İncelenen bildirimlerde işlendiği beyan edilen kişisel verilerle işleme amaçlarının, aktarım gerçekleştirildiği beyan edilen alıcı/alıcı gruplarının, veri konusu kişi gruplarının, alınan teknik ve idari tedbirlerin, özel nitelikli kişisel veriler için alınması gereken yeterli önlemlerin, yurtdışına veri aktarımının ve saklamaya ilişkin beyan edilen sürelerin örtüşmediği, bu konuda ciddi yanlışlıkların ve Kanuna/yönetmeliklere aykırılıkların olduğunun görülmesi üzerine yalnız yaptırımla karşılaşmamak adına sicile kayıt ve bildirimlerin tamamlandığı izlenimin oluşmasıyla Kurul veri sorumlularının gelişigüzel bildirimlerde bulunduğunu saptamıştır.
  • Öte yandan sicile kayıt ile amaçlanan, tüm kişisel veri işleme faaliyetlerini kapsayacak şekilde doğru, güncel ve güvenilir bilgilerin beyan edilmesidir. Bu amaca yönelik olmayan kayıt ve bildirimler Kanuna aykırılık teşkil edecektir ve VERBİS’e beyan edilen bilgilerin doğru ve güncel olmasından, ilgili veri sorumlusu sorumlu olacaktır.

Bu kapsamda sicile kayıtla yükümlü olan veri sorumlularının VERBİS’e kayıt ve bildirim yükümlülüklerini yerine getirmeden önce kişisel veri içeren tüm faaliyetlerini kapsayan kişisel veri işleme envanteri hazırlamaları ve sicile bildirimi işbu envanter kapsamında yapmaları gerektiği vurgulamıştır.

  • Bu hususa ilişkin olarak; Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmeliğin 5 inci maddesi olan;

“ç) Sicile kayıtla yükümlü olan veri sorumluları, Kişisel Veri İşleme Envanteri hazırlamakla yükümlüdür. Sicil başvurularında Sicile açıklanacak bilgiler Kişisel Veri İşleme Envanterine dayalı olarak hazırlanır.

d) Kanunun 10 uncu maddesinde veri sorumluları için belirtilen aydınlatma yükümlülüğünde, Kanunun 13 üncü maddesinde belirtilen ilgili kişi başvurularının yanıtlanmasında ve ilgili kişiler tarafından açıklanacak açık rızanın kapsamının belirlenmesinde kişisel veri işleme envanterine dayalı olarak Sicile sunulan ve Sicilde yayınlanan bilgiler esas alınır.

e) Veri sorumluları, Sicile sunulan ve Sicilde yayınlanan bilgilerin eksiksiz, doğru, güncel ve hukuka uygun olmasından sorumludur. Veri sorumlularının Sicile kaydolması Kanun kapsamındaki diğer yükümlülüklerini ortadan kaldırmaz.”

hükmü dayanak gösterilmiştir.

  • Bununla birlikte veri sorumlularına Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmeliğin 13 üncü maddesinde yer alan “Veri sorumluları, Sicilde kayıtlı bilgilerde değişiklik olması halinde meydana gelen değişiklikleri, değişikliğin meydana geldiği tarihten itibaren yedi gün içerisinde VERBİS üzerinden Kuruma bildirir. hükmü gereği gerekli güncellemelerin belirtilen sürede yapılması zorunluluğu hatırlatılmıştır.

 

Tüm bu nedenlerle, kişisel veri işleme envanteri hazırlamadan gelişigüzel VERBİS’e kayıt ve bildirim gerçekleştiren veri sorumluları ile envanter hazırlama süreçlerini tamamlayamadığı için süresinde kayıt ve bildirim yükümlülüğünü yerine getiremeyecek olan veri sorumluları dikkate alınarak, VERBİS’e girilmiş olan bilgilerde herhangi bir hata veya Kanuna aykırılık varsa bu durumun bir an önce düzeltilmesi için gerekli çalışmaların yapılabilmesini teminen sicile kayıt süreleri aşağıda gösterilen tarihlere kadar uzatılmıştır:

 

Veri Sorumluları

Başlama Tarihi

Son tarih

1

Yıllık çalışan sayısı 50’den çok veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den çok olan veri sorumluları

01.10.2018

 

30.06.2020

 

2

Yurt dışında yerleşik veri sorumluları

01.10.2018

 

30.06.2020

 

3

Yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olup ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olan veri sorumluları

 

01.01.2019

 

30.09.2020

 

4

Kamu kurum ve kuruluşu veri sorumluları

01.04.2019

 

31.12.2020

 

Kurul kararının tam metnine buradan ulaşabilirsiniz.

Konuya ilişkin soru ve/veya öneriniz olması halinde, bizimle her zaman iletişime geçebilirsiniz.

 

Saygılarımızla,

Zümbül Hukuk ve Danışmanlık

info@zumbul.av.tr